تفویض اختیارات
باید تلاش کنید تا به کارکنانتان اطلاعات بیشتری از وضعیت کسب و کار خود بدهید، هر خبری را که می‌توانید با کارکنان خود در میان بگذارید. کارکنان هر چه بیشتر بدانند، بیشتر دل می‌سوزانند. وقتی آنها به چیزی اهمیت می‌دهند، هیچ مانعی نمی‌تواند جلوی آنها را بگیرد.
شما نباید همه‌ی کارها را به تنهایی انجام دهید. مدیران کارآمد باید به کارمندانشان اعتقاد و اطمینان داشته و به بهترین شکل از پس تفویض اختیارات بر آیند. موفقیت شما به اعتماد به کارکنانتان بستگی دارد تا آنان بتوانند ابتکار عمل خرج دهند؛ مشکلات را از پیش رو بردارند و به نتیجه برسند.
بی‌گمان این توصیه را شنیده‌اید که اختیارات خود را هرگاه که امکانش وجود داشت به کارکنانتان بسپارید. اما این کار ساده‌ای نیست و اگر آن را به درستی انجام ندهید، نتیجه‌ی عکس می‌گیرید. یک جمله معروف هست که می‌گوید کامیابی در این نیست که کار خود را انجام دهید، بلکه یافتن فرد مناسب برای انجام آن است.
سپردن اختیار به دیگران، نیازمند دوراندیشی و احتیاط است. بهتر است کارمندان مناسب را برای انجام کارهای سخت بگمارید.
علاقه، توان و تخصص افراد را در نظر بگیرید و کارها را به کارمندانی بسپارید که دست کم در دو زمینه از موارد بالا، بیشترین نمره را در ارزیابی به دست آورده‌اند. اگر کسی را می‌خواهید که به شکایات مشتریان پاسخ دهد، کار را به کارمندی بسپارید که از خدمت به مشتریان لذت می‌برد، دارای مهارت‌های ارتباطی عالی است و می‌داند که چگونه مشکلات را بررسی کند و برایشان راه حل مناسبی پیدا کند.
با سپردن اختیارات، کارایی خود را افزایش می‌دهید، می‌توانید بر موارد مهمتر متمرکز شوید و گرفتار کارهایی نشوید که زمان و توانتان را به هدر می‌دهد. همزمان می‌توانید سبب رشد و پرورش کارمندان خود شوید و آنان را تبدیل به افرادی ارزشمند سازید.
سپردن اختیار را با محول کردن کارهای تکراری و یکنواخت که در حیطه‌ی وظایف عادی کارمندانتان است، اشتباه نگیرید. سپردن اختیار یعنی اجازه دادن به کسی برای انجام کاری که به طور معمول بخشی از کارهای شماست.
اختیار دادن، شانه خالی کردن از بار وظایف و مسئولیت ها نیست. اگر کارمندان گمان کنند کارهایی را که دوست ندارید به آنها محول می‌کنید، علاقه‌ای برای انجام آن نخواهند داشت.
برای نظارت بر پیشرفت کارکنانتان، آنها را در مراحل و زمان‌های مختلف ارزیابی کنید و پیرامون پیشرفت کاری با آنان به گفت و گو بنشینید و موفقیت پروژه را اندازه گیری کنید.
اهداف و انتظارات خود را به روشنی بیان کنید، ولی چگونگی رسیدن به آنها را توضیح ندهید. اجازه دهید دیگران خود آن را کشف کنند.
مدیران جدید بسیاری اوقات تصور می‌کنند که با سپردن اختیارات، دیگر مسول نتایج به دست آمده، نیستند.
اختیار دادن به کارکنان حد و اندازه‌ای دارد و مسولیت نهایی با خود شماست، چه متوجه آن باشید، چه نباشید.
مدیران کم تجربه گاهی گرفتار این مشکل می‌شوند که ناآگاهانه و بدون قصد، اختیاری را بازپس می گیرند. آنها ممکن است بگویند: «بسیار خوب اجازه بده نشانت دهم….» و کل کار را تا آخر انجام دهند. از این کار جلوگیری کنید و اجازه دهید کارمندانتان خودشان مشکلات را حل کنند.
راهنمایی‌های زیر را در سپردن اختیارات به کار بندید:
۱- عقب بروید.
کارهایی را انتخاب کنید که کارکنانتان می‌توانند به تنهایی انجام دهند. اطمینان یابید که شخص مورد نظر، از توانایی تشخیص و آزادی عمل برخوردار است. اگر نوع مدیریتتان جزئیات کارها را در برمی‌گیرند، سپردن اختیارات بیشتر، موجب زیان خواهد بود تا فایده.
۲- وظایف و کارها را به روشنی مشخص کنید.
اطمینان یابید که کارکنان شما قصد، هدف و معیارهایی را که برای موفقیت در نظر دارید، درک کرده‌اند. ابهامات را برطرف کنید و زمان مشخص پایان کار را برای آنان روشن سازید.
۳- آزمایش «من اینجا نخواهم بود» را اجرا کنید.
موارد کلیدی کار را مشخص کنید و تصمیم بگیرید که چه کسی می‌تواند در غیاب شما از عهده‌ی آن برآید. با پیش‌بینی آنچه که می‌خواهید کارمندان در نبودتان انجام دهند، می‌توانید بخش‌هایی از وظایف مدیریتی را به آنان محول کنید.
ممکن است عجیب به نظر برسد، ولی رهبران بزرگ با سپردن اختیارات به دیگران، اقتدار بیشتری می‌یابند.
